BASES DE DATOS 8. Microsoft Access
En esta publicación vas a encontrar:
- 1.Qué es Microsoft Access
- 2.Cómo es su pantalla inicial
- 3.Tipos de datos en Access
- 4.Cómo crear una BD
- 5.Cómo crear una tabla
- 6.Cómo agregar un registro a una tabla.
- 7.Cómo modificar un registro
- 8.Cómo eliminar un registro
- Cómo crear relaciones entre tablas (en construcción)
- Cómo hacer consultas (en construcción)
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos
de Microsoft Office.
Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos
relacionales y pueden manejarse
por medio de consultas e informes. Está adaptado para recopilar datos de otras
utilidades como Excel, SharePoint, etc
¿ES LO MISMO EXCEL QUE
ACCESS?
No.
Se asemejan en que ambos pueden guardar
grandes cantidades de datos y se pueden hacer consultas complejas, sin embargo
hay diferencias entre ambos programas:
|
EXCEL |
ACCESS |
|
permite la creación y
manipulación de planillas de cálculo. |
permite la creación, gestión y
manipulación de bases de datos. |
|
Realiza cálculos |
Manipula grandes cantidades de
datos. Genera información. Ofrece seguridad para los datos. |
2.PANTALLA INICIAL DE ACCESS
Objetos de Access
·
TABLAS:
en ellas se almacenan los datos
·
CONSULTAS:
nos permiten ver datos de forma selectiva
·
FORMULARIOS:
fichas que permiten gestionar los datos fácilmente
·
INFORMES:
permite preparar los datos para imprimirlos
3.TIPOS DE DATOS EN ACCESS
|
|
DESCRIPCIÓN |
|
Texto |
Para introducir
cadenas de caracteres (por defecto son 50 caracteres pero permite hasta un
máximo de 255) |
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Memo |
Para introducir un
texto extenso. Hasta 65.535 caracteres. |
|
Numérico |
Para introducir
números. Byte Almacena
un número entero entre 0 y 255. Decimal Guarda números con decimales. Entero Almacena valores enteros
entre -37.768 y 32.767. Entero para valores enteros entre -2.147.483.648 y
2.147.483.64. largo para la introducción de valores comprendidos entre
-3,402823E38 y - Simple 1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
positivos. para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 Doble para valores positivos. Auto numérico son de tipo Entero largo. A los demás tipos
de datos no se les puede especificar tamaño |
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Fecha/Hora |
Para introducir
datos en formato fecha u hora. |
|
Moneda |
Para introducir
datos en formato número de tipo moneda. |
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Autonumérico |
En
este tipo de campo, Access 2010
numera automáticamente el contenido |
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Sí/No |
Campo lógico del
tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc. |
|
Objeto OLE |
Para introducir una
foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. |
|
Hipervínculo |
Inserta un enlace
que nos lleva a una página web. |
4.-CREAR UNA BASE DE DATOS
Se puede hacer en dos momentos (o de dos
formas):
a).- Al abrir la aplicación.
b).- Cuando ya está abierta.
Veamos la primera:
A).-CREAR una BD al abrir ACCESS
Otra forma es
hacer Clic en el botón Inicio, clic en Todos los programas, clic en Microsoft
Office, doble clic en Microsoft Access 2010.
Paso
2. Doble clic en Base de datos en blanco (la que está dentro del
círculo en la imagen anterior).
Se va a abrir la siguiente ventana:
Paso
3: Ponerle un nombre y guardar. En “Nombre del
archivo” ponerle el nombre que queramos ponerle a la Base de datos seguido de
un punto y las letras accdb. (en mi caso le pondré como nombre EJEMPLO.accdb
porque mi Base de Datos se va a llamar EJEMPLO)
Podemos también cambiar el lugar de la
computadora donde se va a guardar. (en este caso, se ve en la imagen que se va
a guardar en Users-Administrador-Documentos)
b).-CREAR una BD cuando ya tenés abierta la aplicación ACCESS
Clic en “Archivo”, luego en “Nuevo” y seguimos el paso 2 y 3 explicados antes.
5.CREAR UNA TABLA
Supongamos que queremos crear la siguiente
tabla:
|
id |
NOMBRE-TRIANGULO |
DESCRIPCION |
|
1 |
Equilátero |
Todos los lados iguales |
|
2 |
Isósceles |
Dos lados iguales |
|
3 |
escaleno |
Todos distintos |
- ·
La tabla se va a llamar
“TRIANGULOS”
- ·
La primer columna se va a llamar
“id” y permite identificar a cada triangulo de forma unívoca, por lo tanto, va
a ser la PK o clave primaria.
- ·
La segunda columna o campo se va a
llamar “Nombre-triangulo”
- ·
La tercera columna se va a llamar
“Descripcion”
- ·
Los datos que tiene adentro los
vamos a agregar después
Paso
1: Configurar cómo va a ser la tabla: Clic en “Crear”, luego clic en “Diseño de Tabla”.
Paso
2 guardar el diseño de la tabla:
Clic en “Tabla” y se abre una ventana pequeña en la que le ponemos el nombre. Luego clic en “aceptar”.
PASO 3 guardar la tabla: hasta ahora la diseñamos, ahora para guardarla como tabla vamos a “archivo”,
“tablas”, clic en “Triangulos”, clic en guardar.
Luego se va a ver así. Ya podemos cargar datos (agregar registros)
6. AGREGAR UN REGISTRO EN UNA
TABLA
Clic en INICIO, clic en VISTAS, clic en la tabla en la que queremos agregar datos.
Para ingresar los datos hacemos clic en
cada lugar. (en la columna Id no debemos poner nada porque cuando configuramos
la tabla pusimos que el tipo de dato era “autonumérico”, esto significa que
Access le asigna un número automáticamente a cada registro)
Clic en INICIO, doble
clic en el nombre de la
tabla que queremos modificar, clic en lo que queremos modificar y simplemente borramos y
escribimos de nuevo. Para guardar los
cambios salimos de esa celda, es decir, nos desplazamos a otra y listo.
Ejemplo: en la siguiente imagen se
observa que la celda que queremos modificar es donde decía equilátero.
Control + Z para
deshacer los cambios.
8.ELIMINAR REGISTROS
Para borrar un registro click derecho sobre el cuadradito a
la izquierda del primer campo de
ese registro y en las opciones que se abren hacemos clic en ELIMINAR .
Ejemplo: supongamos que queremos borrar el registro donde está el triángulo isósceles (en el segundo renglón):
